不重踏覆轍

資管碩一 游昀臻

「系統」是我們資管最常聽到的名詞，但常常一聽到這個名詞時很容易跟資訊系統結合在一起，今天課堂裡老師讓我們從「系統」這個名詞去了解它可代表的東西很多，譬如它可以是生理系統、社會系統、工作系統…等等，從這些不同的系統裡去找出在每個系統裡會有那些問題呢？藉此導引我們針對看到的結果去找尋可能與它相關的問題。

在這個個案裡大家都在討論想說未來接班人會是誰，可能是王虹梅也有可能是陳煥宏，亦或是空降部隊的專業經理人，但結果萬萬沒想到是郭志超這位總經理，利用了巧妙的方法，迫使得原先兩位(王虹梅及陳煥宏)一觸即發的關係立即破冰談和，這個技巧真的讓我感到非常surprise！真的讓我不得不佩服企業竟然會想到這種方法，可以不用多花一筆錢還可解決組織內的問題，真的是一勞永逸啊！

在此個案裡，有組別想利用循序漸進的方式來改良系統、想將系統給予最佳化、想利用專業經理人及成立專案小組來改進內鬥的情況、利用package的方式將生產簡化來降低配備配置的錯誤率，造成這些想法的不同是因為大家站在不同的立場去思考這個問題，有些組別希望是資訊長當接班人，有些組別是希望是王虹梅，向我們這組是乾脆想說通通都不要好了，因為他們彼此之間都會有心結。所以我們想另請專業經理人來管理好了。雖然大家的立場不同，但我覺得每組都有其優點，在不同的情況下即不同的條件下或許都有其可派上用場的用處。

「組織學習問題」讓我印象最深，那是指組織無法學習過去的錯誤以記取教訓，這個名詞讓我課後印象深刻，因為在當下我們可能只考慮到組織問題及系統問題，其中我們想到的組織問題可能是在當大家都堅持各持己見時我們要如何去打破這個僵局，可是組織問題也有可能是因為這個組織無法去學習過去的錯誤而導致組織學習問題。

但我覺得在個案中這個組織或許可以去學習其他企業之前的失敗而去思考要如何不去重踏覆轍，因為我相信在其他企業裡也會有大家各持自己利益的情況出現。所以如果這個組織學習非常良好，那麼他們就會去反思其他失敗的企業，然後去改善目前的狀況。

因此，我覺得身為總經理的郭志超可以帶領大家去反思問題，讓大家去想想何種方式是對公司最好的，且也要讓大家有個共識就是公司生存跟他們有關，如此才可永續經營。

今天課程老師由小的事件帶我們進入個案情境，在說明個案問題時，我腦袋突然靈光一閃就覺得應該是組織的問題再加上系統沒有整合，變成各部門不知道其他部門在做什麼事，接下來再聽到他們是接訂單後生產，我又立刻想到這個個案跟DELL電腦很像，或許可以用DELL電腦的處理方式解決。雖有想到這些跟個案有關的問題跟行銷方法，但當下卻一直想不出要如何解決這個問題的最洽當之方式。

後來我們這組有想到說改善組織內部問題，請資訊長把系統缺失部分弄好，並且成立專案小組讓各個部門可以互相溝通協調，但當時沒有想到說細節要請部門的誰去加入專案小組，後來聽了老師說明他們後來採取的方式之後，我覺得雖然郭志超使用技巧迫使王虹梅及陳煥宏破冰談和。

但我覺得還是可以成立專案小組成員分別就是郭志超、林文振、王虹梅、陳煥宏，專案leader則是由郭志超擔任，因為我覺得當不同部門聚在一起討論時才能去了解各個部門的需求，系統才能更佳完善懂得如何去做連接。一方面，林文振跟陳煥宏可以互相協調要如何去簡化系統和生產的產品的複雜度及多樣性，郭智超也可要求林文振跟陳煥宏把事情做好，如此可減少不必要的系統步驟還可減少配置的錯誤率。

另一方面，也因為郭志超是leader所以可以跟王虹梅說明說如果業務部門不使用這個系統的話，那如果有任何配置出錯造成成本增加的話，就將這些成本歸納到負責的業務員底下，如此不僅可促使業務部使用還可讓各個負責訂單的業務員更加小心，如此可使得系統介面簡便許多且對業務部也願意使用，如此才能展現出系統對企業的好處。

在這個案裡，我覺得或許可以去除公司的傳統填表單的方式，而要求全部電子化，那麼業務部門也就沒轍一定得用系統，因為不用系統他們就不能下訂單，也就無法回應顧客的需求，相對地他們來說也就無法得到業績獎金，所以我覺得可以利用像鴻海集團郭台銘的強硬手段來執行任務，如此也可減少不願意使用的人到處去慫恿其他人，既然大家都想得到這份工作那麼真的是不用系統不行了！

除了以上方法，我覺得還可以請生產部門列出可配備組裝的零件有哪些，請生產部門列出清單後再請資訊部門將它成為系統介面裡的列表選單之方式給業務部去做選擇搭配。所以資訊部需要將系統介面簡化並減少業務員的操作步驟，業務部門只要去做點選及勾選的步驟即可。如此對於業務員來說面對顧客時可以立即做系統的輸入，並且還可以配備結果的金額立刻跟顧客說明。這一來不只可以立即滿足顧客需求以獲得更多的訂單；二來對於公司內部的生產流程可以簡化流程步驟，還可在下訂單的同時在生產部門立即接受訂單去做裝配的動作；三來在資訊部門可以不用一直再做系統的升級只要針對現在系統做維護及資料庫的更新連結，如此可以一魚三吃何樂而不為呢！